Plan de evaluación


¿Qué es?

La evaluación es un análisis sistemático y centrado en el usuario de un proyecto finalizado o en curso.

Las evaluaciones ayudan a establecer si un proyecto ya alcanzó o alcanzará sus objetivos. También ayudan a detectar los cambios involuntarios, positivos o negativos, que se producen en las comunidades. La información que se obtiene de las evaluaciones respalda las recomendaciones para mejorar los programas en curso y la toma de decisiones estratégicas sobre proyectos venideros.

Todos los proyectos deben incluir algún tipo de actividad evaluativa. Para los proyectos pequeños, posiblemente se elija una muy leve y sencilla. Para otros, particularmente grandes iniciativas de muchos años, se llevan a cabo evaluaciones más complejas además de las actividades de control habituales que se identifican en el plan de gestión de desempeño.

Cuando se planifican las actividades evaluativas de un proyecto, hay dos herramientas que pueden ser de ayuda: la Tabla de resumen de la evaluación (Summary Evaluation Table, SET) y los Términos de referencia de la evaluación (Evaluation Terms of Reference, ToR).

TABLA DE RESUMEN DE LA EVALUACIÓN (SET)

La SET es una tabla en la que se documentan las decisiones más importantes sobre los planes de evaluación, incluidos los siguientes:

  • el objetivo de la evaluación
  • las preguntas de evaluación prioritarias
  • el momento de la evaluación
  • el presupuesto para la evaluación
Tabla de resumen de la evaluación

TÉRMINOS DE REFERENCIA DE LA EVALUACIÓN (ToR)

Los ToR de la evaluación son un plan de evaluación mucho más detallado que la SET. Incluyen preguntas de evaluación actualizadas y más detalladas en función de la experiencia y el conocimiento adquiridos desde la creación de la SET. También contienen información detallada sobre los métodos de recopilación de datos, las funciones y las responsabilidades de evaluación.

Los ToR deben incluir, al menos, la siguiente información:

  • introducción del proyecto y antecedentes
  • objetivo, destinatario y uso de la evaluación
  • criterios y preguntas de evaluación
  • enfoque metodológico
  • funciones y responsabilidades de evaluación
  • plazos de evaluación y productos finales
  • logística y apoyo de la evaluación

¿Cómo se usa?

TABLA DE RESUMEN DE LA EVALUACIÓN

Para elaborar una tabla de resumen de la evaluación (Summary Evaluation Table, SET), es necesario que entienda qué debe saber y cuándo debe saberlo. Podrá encontrar gran parte de la información en el marco lógico y en el plan de gestión de desempeño del proyecto, que le ayudarán a completar las diversas secciones de la SET.

Objetivo de la evaluación

En esta columna de la SET, los equipos deben pensar en el tipo de evaluación y su objetivo. La siguiente tabla incluye algunos de los diversos tipos de evaluación e indica el objetivo y el momento de realización de cada uno.

Tipos de evaluación comunes, incluidos el objetivo y el tiempos de realización

Cuando identifique el objetivo de la evaluación (y el tipo de evaluación que pretende llevar a cabo), pregúntese: “¿Qué intentamos evaluar?”. Por ejemplo, ¿le interesa evaluar algo de lo siguiente?

Pertinencia del proyecto: en qué medida el proyecto es pertinente a las prioridades, necesidades y oportunidades del grupo objetivo, del beneficiario y del donador.

Eficiencia del proyecto: en qué medida el proyecto usa los recursos más baratos posibles para obtener los resultados deseados. Para esto, por lo general, es necesario comparar estrategias alternativas para obtener los mismos resultados y ver si se adoptó el proceso más eficiente.

Efectividad del proyecto: en qué medida el proyecto alcanza sus objetivos.

Efectos del proyecto: los cambios positivos y negativos que se producen a raíz de una intervención de desarrollo, ya sea de forma directa o indirecta, voluntaria o involuntaria.

Sostenibilidad del proyecto: qué probabilidades hay de que los beneficios del proyecto continúen tras retirar los medios de apoyo (monetarios o no).

En la siguiente imagen, podrá ver un ejemplo de la columna de objetivo de la evaluación de la SET.

Objetivos de la evaluación

Preguntas de evaluación

Tras identificar el tipo de evaluación y su objetivo, la SET presenta las principales preguntas de evaluación. La utilidad final de una evaluación depende de la elaboración de preguntas de evaluación bien definidas.

Estas preguntas reflejan las necesidades de información de las partes interesadas y se relacionan con los criterios de evaluación. Expresan de forma muy clara la información que los equipos deben obtener de la evaluación. Y son ellas las que orientan la metodología de evaluación específica, incluidos los métodos y las herramientas de recopilación de datos y los planes de análisis e interpretación.

Preguntas de evaluación prioritarias

Momento de la evaluación

Ahora debe completar la sección de la SET sobre el momento de la evaluación. El momento de la evaluación dependerá de sus necesidades de información y del objetivo de la evaluación. La SET debe especificar la fecha de inicio y de fin de la evaluación planificada.

Presupuesto para la evaluación

Por último, complete la columna de presupuesto para la evaluación de la SET. La cifra del presupuesto para la evaluación corresponde con el monto total que se asignó para una o más evaluaciones. Este monto, generalmente, se encuentra en el presupuesto general del proyecto.

TÉRMINOS DE REFERENCIA DE LA EVALUACIÓN

Los términos de referencia de la evaluación se formulan con la SET como guía. Se elabora un conjunto de ToR para cada una de las evaluaciones que se planifican para el proyecto. Estos deben incluir detalles sobre el objetivo, las preguntas, la metodología propuesta, el momento, la logística y el respaldo de la evaluación.

Los ToR son una herramienta de planificación que también se puede usar, de ser necesario, para contratar a asesores externos.

¿Cuándo se usa?

Las evaluaciones suelen realizarse a la mitad o al final de la implementación de un proyecto. Las evaluaciones a la mitad de un proyecto se centran, por lo general, en elaborar recomendaciones para mejorar los programas en curso, mientras que las evaluaciones finales se centran en medir los efectos y documentar el aprendizaje.

La elaboración de una SET debe formar parte de la planificación inicial de un proyecto. A menudo son los donadores quienes solicitan las evaluaciones; esto significa que la SET incluso puede elaborarse dentro de una propuesta de proyecto.

Los términos de referencia de la evaluación se formulan más cerca de la fecha de evaluación y se fundamentan no solo en la SET, sino también en la experiencia y en los datos recopilados hasta el momento.

Consejos

Consejo n.o 1: colabore en el diseño de la SET

La planificación de las evaluaciones, especialmente en relación con el presupuesto y el momento de realización, debe llevarse a cabo junto con todo el equipo del proyecto y las partes interesadas. Este tipo de colaboración garantizará que cuente con el tiempo y los recursos (presupuesto, personal, suministros, vehículos, etc.) necesarios para realizar las actividades evaluativas que planificó.

Consejo n.o 2: sea realista al escoger las preguntas de evaluación

Sea realista con la cantidad de preguntas que incluye en la SET y en los ToR. Incluya solamente las preguntas que necesite responder y que se puedan responder de forma realista según el plazo y el presupuesto disponibles en el proyecto.