Plan de gestión de desempeño


¿Qué es?

El Plan de gestión de desempeño (Performance Management Plan, PMP) es la principal herramienta que se usa para realizar una detallada planificación de MEAL tras la financiación y la aprobación para implementar un proyecto. Se debe usar un PMP en todos los proyectos, sin importar su tamaño, complejidad y valor. A veces, a los PMP también se los conoce como planes de control y evaluación.

Plan de gestión de desempeño

Si bien el formato de los PMP puede variar, todos ellos indican a los equipos específicamente qué se controlará y evaluará y cómo se llevarán a cabo estas actividades. En concreto, los PMP constituyen un único lugar donde los equipos pueden planear y controlar lo siguiente:

  • objetivos e indicadores
  • recopilación de datos (métodos, frecuencia, responsabilidades e interrogados)
  • análisis de datos (tipos de análisis y subgrupos)
  • uso de datos

¿Cómo se usa?

El formato del PMP debe ser simple y claro. Suele ser una tabla, como la que se muestra en la imagen anterior. Entre los componentes de un PMP, se incluyen los siguientes:

OBJETIVOS E INDICADORES

Cuando complete un PMP, lo primero que debe hacer es agregar los objetivos e indicadores pertinentes del marco lógico del proyecto. Aquí tendrá la oportunidad de revisar dichos componentes del marco lógico para asegurarse de que aún sean adecuados. También se puede usar el PMP para ampliar la definición de los indicadores, de ser necesario. Las definiciones detalladas sirven para garantizar que los equipos y los socios tengan (y compartan) una idea clara de los datos que deben recopilar para un correcto seguimiento de los indicadores.

RECOPILACIÓN DE DATOS

La próxima sección del PMP ayuda al equipo a planificar la recopilación de datos. Esto significa que brinda información del marco lógico sobre los métodos de medición que se usarán y que también ofrece detalles con respecto a la frecuencia de la recopilación de datos, quién se encargará de las actividades de recopilación y a quién se interrogará.

Cuando establezca la frecuencia de la recopilación de datos, lo importante es pensar cada cuánto tiempo espera observar un cambio. La identificación de puntos de cambio importantes en la vida del proyecto (como la prestación de un recurso determinado o una sesión de capacitación) afectará las decisiones que tome sobre el momento de recopilación de datos.

Por lo general, los equipos controlarán con mayor frecuencia los indicadores que surjan en los niveles inferiores del marco lógico (productos y algunos resultados intermedios), pues el cambio sucede más seguido en esos niveles. Los datos sobre los indicadores en los niveles superiores del marco lógico (resultados intermedios y objetivos estratégicos) suelen recopilarse con menor frecuencia, a menudo como parte de una evaluación. Recuerde que, en sectores como la agricultura y la educación, los factores estacionales pueden influir en el momento de recopilación de datos.

Luego, identifique quién es el principal responsable de la recopilación de datos en cuestión. La asignación de responsabilidades debe realizarse junto con el equipo de implementación general del proyecto y con toda parte interesada externa que intervenga en el proceso.

Por último, identifique y enumere a las personas que se interrogarán en la recopilación de datos. Ellas son las que pueden proporcionarle los datos más confiables para cada indicador. A menudo, los más aptos para identificar a los interrogados adecuados son los socios de implementación y los contactos locales. Ellos tienen la información necesaria para responder las siguientes preguntas: “¿Es difícil contactar a los interrogados?” “¿Sus opiniones sobre los indicadores son equilibradas, justas y precisas?” y “¿Qué características describen a un típico interrogado?”

ANÁLISIS DE DATOS

La próxima sección del PMP identifica cómo se analizarán los datos. El equipo primero debe identificar qué tipo de análisis de datos llevarán a cabo para cada indicador. Los tipos de análisis de datos generalmente se dividen en dos categorías: cuantitativos y cualitativos.

El análisis de datos cuantitativos conlleva un análisis estadístico, por ejemplo, calcular promedios, completar tabulaciones cruzadas y establecer si los cambios observados en los datos son considerables a nivel estadístico.

El análisis de datos cualitativos requiere que los equipos analicen las notas obtenidas a partir de entrevistas y grupos focales para identificar los temas. Para esto, se pueden implementar procesos participativos en el equipo del proyecto o se puede usar un software especial para análisis cualitativos.

Luego, en el PMP se identifican los subgrupos (también llamados estratos) que se compararán al analizar los datos. Algunos ejemplos de los subgrupos que se pueden comparar en un proyecto, incluyen casas encabezadas por hombres frente a las encabezadas por mujeres o familias pequeñas frente a las numerosas. Una vez que identifique a estos grupos diferentes (con sus necesidades de información en mente), podrá desagregar los datos que provienen de cada subgrupo.

La desagregación es la práctica de dividir en grupos los datos obtenidos de una población según características clave: género, religión, edad, etc. La desagregación permite identificar tendencias, patrones o perspectivas que no se habrían podido observar si los datos se hubiesen examinado en conjunto.

Esta práctica mejora su capacidad para hacer comparaciones significativas entre los grupos y responder a las necesidades de información de las partes interesadas.

USO DE DATOS

Por último, en el PMP se documenta cómo se usarán los datos después del análisis para satisfacer las necesidades de las partes interesadas, cumplir con los requisitos de informe y respaldar las decisiones del proyecto. Es importante que se indiquen los usos de todos los datos recopilados. Esto garantizará que los datos recopilados sean realmente necesarios y que las decisiones y los informes del proyecto se basen en pruebas sólidas.

¿Cuándo se usa?

En la mayoría de los casos, el PMP se elabora inmediatamente después de que un proyecto recibe aprobación para el financiamiento y luz verde para iniciar su implementación.

Tras completarlo, el PMP se convierte en una importante herramienta de gestión del proyecto que debe consultarse regularmente durante la implementación para garantizar que no haya desviaciones del proyecto ni de las actividades de MEAL.

Consejos

Defina cómo será la plantilla del PMP

Las plantillas del PMP varían mucho según cada organización o donador. Asegúrese de verificar el acuerdo del proyecto o de consultar con el gerente del donador o de la organización para conocer las instrucciones (si las hay) sobre cómo elaborar el PMP.