Planes de comunicación


¿Qué es?

Un plan de comunicación es la principal herramienta que le ayudará a cumplir con las necesidades de información de las partes interesadas con mayor deliberación. En él, se define a quiénes se debe informar del proyecto y de las actividades de MEAL, qué necesitan saber, cómo se distribuirá la información, con qué frecuencia se transmitirá y quién será responsable de la distribución.

Plantilla del plan de comunicación de MEAL

Algunas comunicaciones son estructuradas y formales, como el reporte a los donadores y la presentación de informes de evaluación a los gobiernos locales a la mitad de un proyecto. Otras comunicaciones son continuas e informales, como las habituales reuniones comunitarias con los socios y los participantes del proyecto. Un buen plan de comunicación incluye mecanismos de comentarios y respuestas; esto permite que las decisiones y las mejoras del proyecto se fundamenten en los comentarios de las partes interesadas.

Independientemente del formato, todas las comunicaciones se deben basar en las necesidades de información de las partes interesadas y transmitir de la manera que mejor corresponda a cada grupo.

Para los planes de comunicación, se usan muchas plantillas diferentes, pero en todos se incluye la siguiente información:

Parte interesada objetivo: ¿quién necesita recibir las comunicaciones de MEAL? Es habitual que en un proyecto haya muchas partes interesadas, algunas más importantes que otras. Las partes interesadas tendrán diferentes necesidades de información y distintas preferencias de comunicación. Cada una de ellas requerirá que la información se transmita de maneras que le son particulares.

Necesidades de información: ¿qué necesita saber cada destinatario? Una buena comunicación conlleva conocer a la parte interesada y sus necesidades de información. A continuación, se incluyen algunos ejemplos de las necesidades de información de partes interesadas:

  • Los fines y objetivos del proyecto, incluidos los destinatarios y aquellos que recibirán apoyo.
  • El acceso a mecanismos de comentarios y respuestas y el uso de estos.
  • El progreso, los cambios y las actualizaciones del proyecto.
  • Los resultados de las iniciativas de aprendizaje.

Métodos comunicativos: la información debe ser lo más accesible posible. Los métodos comunicativos más efectivos son aquellos que se diseñan teniendo en cuenta las preferencias de las partes interesadas. Puede resultar muy útil pensar en cuestiones como las siguientes: “¿Cuáles son sus niveles de alfabetización?”, “¿Cuáles son los idiomas de preferencia?”, “¿Las partes interesadas tienen acceso a la tecnología?” y “¿De qué tamaño es el público al que desea llegar?”.

Cronogramas y frecuencias: todas las comunicaciones deben planearse según el contexto general del calendario completo del proyecto. De este modo, el equipo puede asegurarse de que las actividades de comunicación se planifiquen de manera efectiva y eficiente.

¿Cómo se usa?

Cuando elabore un plan de comunicación, contáctese con los principales grupos de partes interesadas para conocer sus necesidades de información y sus mecanismos de comunicación y debate preferidos.

No suponga que un mismo enfoque será adecuado para todas las partes interesadas. Por ejemplo, dentro de una misma comunidad, los miembros analfabetos en las reuniones comunitarias necesitarán recibir información mediante diagramas visuales, mientras que los jóvenes posiblemente prefieran recibir la misma información por mensaje de texto.

Entre los ejemplos de los distintos elementos de planificación de comunicaciones, se puede incluir un informe descriptivo trimestral para un donador sobre el progreso hacia objetivos a nivel de producto. Las comunicaciones para socios de implementación pueden incluir los cambios en el cronograma de actividades que se proporcionó en una reunión de coordinación mensual. Las comunicaciones comunitarias pueden centrarse en transmitir los objetivos, el cronograma y los criterios de selección del proyecto a través de reuniones comunitarias o tableros de anuncios.   

Los planes de comunicación iniciales fundamentarán el desarrollo del material comunicativo y de otras herramientas y procesos de MEAL, como las secciones de comunicación en los términos de referencia de la evaluación.

¿Cuándo se usa?

Elabore el plan de comunicación lo antes posible una vez que se comience a implementar el proyecto. Esto garantizará que cuente con el tiempo y los recursos suficientes para implementar las actividades y satisfacer las necesidades de información de las partes interesadas.

Consejos

Coordine las comunicaciones de MEAL

Asegúrese siempre de que los planes de comunicación de MEAL y el desarrollo del material comunicativo se incorporen en el presupuesto y en el calendario del proyecto. Esto garantizará que las comunicaciones cuenten con el sólido apoyo de la implementación del proyecto.